Sao lưu dữ liệu trên máy tính giúp bảo vệ dữ liệu khỏi virus cũng như các cuộc tấn công mạng. Với Google Drive, bạn có thể thực hiện điều này chỉ với vài bước cơ bản dưới đây.
Bạn có biết Google Drive có thể sao lưu dữ liệu?
Với những người làm văn phòng hay thuần freelancer thì Google Drive dường như là thứ “cần phải có” trong bộ công cụ làm việc. Bài viết này sẽ không đề cập nhiều đến các tính năng tiện lợi đó của Google Drive, thay vào đó mình sẽ hướng dẫn một tính năng rất hấp dẫn nhưng tiếc là nhiều người không để ý. Đó là tính năng sao lưu (backup) dữ liệu.
Dành cho bạn nào chưa biết thì Google Drive là một công cụ trực tuyến. Tại đây Google cung cấp cho chúng ta các công cụ giúp soạn thảo văn bản, lập bảng tính,… trên môi trường Internet. Nghĩa là với cùng một văn bản, cùng một bảng tính bạn có thể thực hiện các thao tác sửa xoá ở bất cứ đâu mà không cần phải lách cách “copy & lưu trữ” như xưa nữa. Tiện lợi đúng không nào.
Tuy nhiên, đây chỉ là một trong vô vàn những lợi ích mà Google Drive mang lại. Có thể bạn chưa biết nhưng Google Drive còn là một công cụ sao lưu dữ liệu tuyệt vời. Nó có thể giúp tạo ra một bản sao lưu ổ cứng trên máy tính bạn đang dùng và lưu trữ nó trên đám mây (cloud). Tuyệt vời hơn là việc sao lưu này diễn ra liên tục mỗi khi máy bạn có kết nối Internet, chỉ cần một thay đổi nhỏ trên máy thì nó cũng sẽ tự động sao lưu lên Cloud. Như vậy sẽ chẳng phải lo nghĩ đến việc sử dụng dữ liệu khi phải thường xuyên di chuyển hay xấu hơn là máy bị virus mã hoá dữ liệu nữa rồi.
Tại sao người dùng nên sao lưu dữ liệu máy tính?
Tại sao nên sao lưu (backup) dữ liệu máy tính ư? Để mình lấy một ví dụ cho bạn dễ hình dung nhé. Chắc hẳn bạn đã từng nghe đến vụ tấn công mạng năm 2017 với một loại mã độc (ransomware) có cái tên khá sến sẩm “Bỗng dưng muốn khóc” (WannaCry) rồi chứ. Nếu chưa thì bạn có thể Google từ khoá trên để tìm hiểu thêm nhé.
Năm 2017, mã độc “Bỗng dưng muốn khóc” xâm nhập vào máy tính người dùng, sau đó nó mã hoá ổ cứng. Nạn nhân bị như vậy sẽ không thể truy cập vào các tài liệu bên trong ổ cứng, trừ một cách duy nhất là phải trả tiền chuộc bằng Bitcoin cho hacker để lấy lại dữ liệu. Thử tưởng tượng nếu như bạn có rất nhiều file quan trọng trong máy và một ngày xấu trời bị mã hoá ổ cứng thì thật rắc rối phải không nào.
Thế nên sao lưu dữ liệu là một điều vô cùng cần thiết. Khi dữ liệu đó đã được sao lưu lên hệ thống Cloud, cho dù có rủi ro bị mã hoá đi nữa thì bạn vẫn có thể khôi phục lại dữ liệu đó bằng cách tải nó xuống từ phần Cloud. Đồng nghĩa rủi ro đã được giảm đi đáng kể. Vậy nên còn chần chừ gì nữa mà bạn không sử dụng Google Drive cho việc này.
Hướng dẫn sao lưu dữ liệu từ máy tính lên Google Drive
Chuẩn bị trước sao lưu
Như đã nói, Google Drive giúp tạo ra một bản sao lưu ổ cứng của bạn ở trên Cloud. Vậy bạn sẽ thấy có hai thành phần chính: Ổ cứng máy tính và hệ thống Cloud của Google. Ổ cứng thì nằm trong máy tính của bạn rồi, còn hệ thống Cloud của Google thì đã cấu hình sẵn, chúng ta chỉ việc dùng. Vậy câu hỏi đặt ra là làm thế nào để kết nối ổ cứng của bạn với Cloud? Google đã có giải pháp cho việc này bằng cách xây dựng một ứng dụng gọi là Backup and Sync. Ứng dụng này giúp kết nối máy tính của bạn với Cloud của Google thông qua một tài khoản Gmail.
Vậy tóm lại chúng ta sẽ cần chuẩn bị một số thứ sau đây:
- Một máy tính có kết nối Internet: Đây là máy tính có dữ liệu mà bạn muốn sao lưu nhé.
- Ứng dụng Backup and Sync: Tải ứng dụng này về tại địa chỉ trang Google Drive của Google và tiến hành cài đặt.
- Một địa chỉ Gmail: Lưu ý nên là địa chỉ Gmail do bạn sở hữu nhé.
Các bước để sao lưu dữ liệu
Việc sao lưu sẽ gồm hai quy trình chính: Tạo kết nối đến Cloud của Google và tạo kết nối đến ổ cứng trên máy tính của bạn. Trung tâm của việc kết nối này là ứng dụng Backup and Sync.
Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng Backup and Sync
Bạn truy cập địa chỉ https://www.google.com/drive/download/ để tiến hành tải ứng dụng này về. Lưu ý là để đảm bảo an toàn thì bạn chỉ nên tải tại đường link mình gửi thôi nhé. Hiện tại, ứng dụng này được Google hỗ trợ đa nền tảng nên bạn có thể cài nó trên cả máy tính chạy Windows hay chạy MacOS nhé. Do đó hãy lựa chọn phiên bản phù hợp với máy tính của mình.
Sau khi tải thành công về máy tính bạn tiến hành cài đặt. Lúc này, bạn chỉ cần bấm đúp hai lần chuột vào và làm theo hướng dẫn là được. Cài đặt thành công thì ở góc màn hình phía trên đối với máy Mac hoặc phía dưới bên phải đối với máy Windows sẽ hiển thị biểu tượng như hình dưới đây.
Quá trình cài đặt thành công bạn sẽ thấy hiển thị lên một giao diện yêu cầu bạn nhập tài khoản Gmail vào. Đây là ứng dụng do chính Google phát hành và nằm trong hệ sinh thái của Google nên bạn sẽ không lo về việc bị mất tài khoản đâu. Ảnh dưới đây là giao diện Backup and Sync sau khi mình đã đăng nhập tài khoản thành công.
Sau khi hoàn thành đến bước này thì về cơ bản bạn đã tạo được kết nối đến Cloud của Google, việc tiếp theo bây giờ là kết nối ứng dụng Backup and Sync tới ổ cứng máy tính.
Bước 2: Kết nối ứng dụng Backup and Sync tới ổ cứng
Sau khi cài đặt và đăng nhập xong trên màn hình sẽ hiển thị máy tính của bạn (phần được khoanh đỏ ở hình dưới). Tuy nhiên, lúc đầu nó sẽ chưa được kết nối đến một ổ cứng hay vùng tài liệu nào cả, để chọn vùng tài liệu cần sao lưu bạn bấm chọn vào vùng máy tính đó (như phần khoanh đỏ ở hình thứ 2).
Bạn bấm chọn Choose Folder (Chọn tệp). Lúc này hệ thống sẽ hiển thị các vùng tài liệu bạn muốn sao lưu.
Sau khi bấm Choose Folder, bạn tìm kiếm trên máy tính xem những vùng tài liệu nào quan trọng. Ví dụ ở đây mình chọn folder tài liệu có tên là Số mới, sau đó bấm chọn Open. Lúc này Folder Số mới đó sẽ được thêm vào Backup and Sync. Những folder được thêm thành công sẽ xuất hiện dấu tích màu xanh ở góc phải dưới.
Bước 3: Xác nhận kết nối với máy tính
Sau khi bạn thêm folder vào Backup and Sync, các folder đó sẽ được liệt kê như ở hình dưới đây kèm dung lượng. Vì mỗi tài khoản Gmail Google chỉ cung cấp 15Gb miễn phí nên chúng ta sẽ không thể sao lưu hết cả ổ cứng máy tính mấy trăm Gb được. Do đó ở phần này bạn cần tính toán dung lượng cho phù hợp nếu không muốn mất tiền nhé. Còn trường hợp cần nhiều hơn 15Gb thì bạn có thể mua thêm dung lượng từ Google. Như mình đang dùng gói 200Gb/ 1 năm với giá đâu đó khoảng $35 (hơn 800.000 VND).
Tính toán xong rồi thì bạn bấm chọn OK để thực hiện kết nối. Như vậy là việc kết nối thành công rồi.
Bước 4: Chờ kết quả sao lưu hoàn tất
Sau khi hoàn thành bước 3, lúc này hệ thống sẽ tự động đồng bộ tất cả các file có trong thư mục bạn đã kết nối lên hệ thống Cloud của Google. Bạn cứ để cho nó chạy đến khi nào xong có dấu tích “v” như hình dưới đây là được.
Như vậy, sau này cho dù bạn sửa hay thêm hay xoá bất cứ thứ gì trong folder đã được sao lưu đó thì nó đều được cập nhật trên Cloud. Đây là kết quả đồng bộ trên ổ cứng của máy tính. Nếu các folder có dấu “v” là đồng bộ thành công nhé.
Bước 5: Truy cập Google Drive để kiểm tra sao lưu
Bạn truy cập vào địa chỉ https://drive.google.com/, đăng nhập bằng tài khoản Gmail lúc trước và xem thành quả nhé. Tất cả tài liệu bạn sao lưu sẽ xuất hiện ở đây.
Kết luận
Với nhiều người, việc sao lưu dữ liệu có vẻ không quan trọng và thường chủ quan. Tuy nhiên cá nhân mình thì khuyên các bạn nên sử dụng hình thức này để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra. Một điểm nữa mình rất thích ở ứng dụng này đó là có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không cần phải lo đến tài liệu. Ví dụ mình ngồi làm việc ở quán Cafe nhưng vẫn có thể truy cập được các tài liệu trên máy tính để bàn đang tắt ở nhà. Làm xong dữ liệu lại được lưu tự động lên Cloud, khi về nhà mở máy lên thì trên máy tính để bàn ở nhà cũng được đồng bộ lại những thứ đó. Điều này khá là tiện đối với freelancer. Bạn hãy thử để thấy một trải nghiệm khác biệt nhé!
